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【律所运营管理专题】挣钱与花钱两手抓两手都要硬

2018-01-11

[摘要] 2017年11月4-5日,在天津,金诺律师事务所与上海律谷科技共同发起了第一期律所运营管理课程,旨在律师事务所行业中创建一个集管理者思想、管理者行为、管理者创新,管理者渠道为一体的管理者的互动交流平台。

鉴于上述,从本期开始,我们将陆续分享第一期课程的老师讲课实录,敬请关注。

今天分享的是金诺律师事务所彭治斌的《挣钱与花钱两手抓两手都要硬》

营业收入指的是我们对外开据的发票上扣除税款后的部分。营业收入主要又包括了已收款和应收款。

已收款,顾名思义就是已经收到的款项了,钱收到了大家就能把心放肚里了。那应收款呢?它是存有很多未知性的,客户是否会按时支付?甚至是客户是否还会支付?这里都是一个未知数,而且我们开据出去的发票已经事先垫付了税款,如果客户迟迟不付款,那我们有可能面临着税费的损失或者是要进行坏账的处理。说白了就是一句话,开票再多收不回也是白瞎。

只有应收款的及时回收才是确定最终收入的关键。而最终收入数据会直接影响到财务的各项核算。因此对应收款管理也是应该引起重视的一个问题。

说到应收款的管理,首先,要从源头抓起。

那源头是什么?就是开票!提到发票,在这里要跟大家多说两句了。这两年我们经历不断的税制改革,对发票的要求也比过去更加严格了,而发票也是财务中非常重要的一部分,因为发票就是钱,无论是出错了还是丢失了,那将会有真金白银的损失!那发票那么重要,我们律师们甚至合伙人们是否都知道?如果律师给客户开了发票放在自己手里一直没给客户,等客户拿到时已经过了抵扣期,人家不收了要让我们重开,这样我们就等于白白多交了一次税款。所以对律师普及相关财务知识是非常有必要的!

好,现在我们回到刚讲的应收款从开票时抓起。首先做为财务方面应该对一些常年客户的付款情况有所掌握,对一些常年客户应都有一定的了解,这样就可以有重点的盯住某些客户了。再有就是在开出发票时做好记录,日后在进行催收或出现问题时直接去联系案件负责人。

在这里总结了小经验就是看客户性质,国企一般来说基本不会拖欠,但有可能付款时间拖得比较久,而且国企财务一层一层非常繁琐,要求也多,因此开出的发票一定要及时提供给对方,千万不要压在手里,因为很多国企要求对应开票时间当月下账。另外就是到年底开票时一定要和对方确认封账时间,问清对方我们现在开出的发票是否可用,以免给日后带来麻烦。

大型外资企业和国企差不多,也是会受财务制度限制,付款时间比较久,一般都会有一个请款周期。我们可以根据以往的付款情况掌握他们的请款周期,如果超过一定时期迟迟未付款的,就要去提醒客户了,是忘记付款了还是出现什么问题了。而且外企一般都是开的增值税专用发票,会涉及一个抵扣问题,我们要考虑对方是否在抵扣期内可以付款。好在今年专票的抵扣期已经由原先的180天变成360天了,如果客户在一年内都没能付款那肯定是有问题了。

问题最多的一般是私企,就要像之前说的提前做好记录,以便日后进行催收。个人案件最好可以提前让当事人支付全款或部分款项,根据付款金额开据发票,不要提前开据全额。

接下来就是催收工作。

其实我们第一步的工作做好了,第二步就会简便很多,因为我们的催收目标已经很明确了。我们目前做的是尽可能每天将各部门开票及到账情况提供给部门,在提供数据同时标明当前应收款,这样就会让部门随时可以掌握自己的收款情况,也清楚的看到自己还有哪些款是没有收回来的。

每月在与部门核对收入时,同时发邮件提醒秘书及部长,注意本部门应收款。

然后在每个季度时提醒部门该笔款已经三个月未付了,请提醒客户进行付款,如果客户有什么问题请及时沟通。

再有就是在抵扣期临近客户还没有付款时,就要引起重视了。这时候我们会将该发票开票信息及抵扣到期时间以邮件形式发给秘书及部长,让主办律师去联系客户,了解未付款原因,以及发票使用情况,看客户方是否已经将该发票进行入账或抵扣。如果未入账抵扣,请客户先将发票退回,待以后需要时重新开据。如果客户方已经抵扣了,但这付款上还存在问题或不能准确说出付款时间的,那就请客户方的财务进行冲销申请,以便咱们可以将此发票进行冲红处理。从而避免税款的损失。

说完挣钱我们再来说下花钱。花钱上主要分为两块,对内花和对外花,我们先来讲一个对外花的主要部分,活动组织。

说到组织活动这个问题,真是看似简单实际复杂,在组织过程中还要应对各类突发事件,这点在坐的凡是组织过活动的行政人员一定都是深有体会的。随着一个企业不断成长与进步,活动组织也不再是大家凑在一起吃吃喝喝一下的简单聚会了。而是变得内容多样化,主题化,最重要的还是活动的组织一定要有意义,并且产生好的作用。

在这里想和大家聊一下的是我们所每年例行的大型集体活动组织。就是我们的所庆、旅游、年会。这虽然是三个完全不同的活动,但它们有一个共同点,那就是,都是要突出企业文化的活动!

我们先来说一下所庆,一个企业要长远发展的必然要求之一就是主动承担社会责任。让公益成为一种企业文化。因此我们会带员工去泰达新血管医院参观,给那些贫困地区的先天心脏病患儿捐助手术费。我们会搞慈善拍卖,拍卖所得全部用于公益事业。充满正能量的公益活动大大增强了员工的自豪感,同时促进企业的凝聚力与向心力。这样的庆也就变得更加有意义。

另外我们会让大家自编自导自演一些节目,不仅给大家一个沟通交流合作的机会,也是给大家一个才能展示的机会,让我们在欢笑之余更是讶异到原来我们的律师是那么的多才之艺,原来我们专业的不仅仅是法律业务。

旅游活动的意义在于通过这种形式,使员工能劳逸结合,以更加饱满的热情、更好的状态投入到今后的工作中。并且通过出游可以增进大家的关系,不同部门的人相互更加了解了,不熟悉的人也逐渐熟悉了,这对于增强企业的凝聚力是一个很好的机会,对企业文化是种有利的丰富,对促进工作也有一种隐形的作用。另外,旅游的组织最重要的一点就是要注重安全,目标地的选取,靠谱的旅行社,全理的行程都是缺一不可的。其次就要考虑吃、住、游的细节,以及考虑到对工作的合理安排问题。最后就是对突发的问题要有随时应对的解决方式。

年会也是企业一年一度的家庭盛会。借此机会让大家一起分享一年来的收获与成果,对过去一年的工作做一个总结,梳理,对未来一年做出展望。而对于员工来说,年会也是个放松的好机会,平日里上班不免要守规矩,但年会上可以充分展现个性。我们可以设置不同类型的年会,策划表演来展示才艺,也可以组织趣味游戏放松身心,还可以观看表演吃喝笑闹。总之年会的举办是增进企业与员工的感情和互信的有效途径,也是一种企业文化的建设。

那总结一下集体活动的组织,主要就是前期先明确目标并制订方案,后期依照流程逐步进行。无论前期与后期都要多考虑,多计划,多仔细,事后还要多总结,总结出经验以便日后可以做得更好。

讲完对内花的钱后我们再来说说对外花的钱。对外的花费同样也是很多的,像包装推广、联络客户等等的各类花销等。今天主要讲的来自于来访接待及培训服务方面。这些来访者有可能是我们现在或是未来的客户,也有可能是我们的同行,也有可能是我们的合作伙伴。而无论是对内还是对外的培训活动同样也是对我们自己的一种展示。因此接待是一项不可忽视的重要工作。

在过去我们在这方面并没有一个规范化的管理,这样就会导致,提前预知的就准备充分些,各方面会考虑得比较周详,而有些过于仓促的就没能做好准备,以致有些环节会就被忽略。仓促的原因一般是第一次做接待或组织培训的律师自己对接待流程也不是特别清楚,再有就是不同配合接待的服务人员也会有不同的接待方式。为此我们设计一个《所内接待及培训需求与服务人员分配表》有了这个表格不仅让我们的接待有一个规范性,同时解决了接待细节明确、服务人员分工明确的问题。

这个表格能提示那些初次进行接待的律师及合伙人,我们可提供哪些接待服务,同时也提示该次服务人员需要在哪个时间点完成哪些工作,从而合理安排好自己的其它工作,这也是对我们工作效率的一种提升。而且当大家都知道这个表格后,也对接待有了一个认知,不会再像从前因为不知道接待都有什么流程,而到了接待当天才告知行政人员,导致准备匆忙,过程混乱,甚至是临时抓不到可以服务的人员。

那我们的接待有自己的一套模版了,那怎么才能让来访客人体会到我们的用心呢?那就要体现在每一个小细节上了。资料摆放的整齐度,饮品的切换,茶歇的准备,小礼品的准备等等,我们都是有一定标准与考量的。

这里就拿我们的茶歇来举个例子,大家都知道茶歇一般就是指水果,点心。那我们在这方面是怎么准备的呢?首先是让我们看上去专业,虽然我们不是学酒店管理或餐饮的,但我们可以自豪的说我们切果盘摆糕点的水平绝对不低于五星级,而且我们会考虑每一次茶歇的情况从而进行不同的提供方式。

例如:培训活动或人员来访较多的接待,一般会留有专门的茶歇时间,这样我们就根据人数准备好水果切盘和糕点,在旁边放好小盘和叉子仅客人自助取用。这里果盘准备是色彩丰富种类繁多的,而糕点则是上午以曲奇类的小点为主,下午则会比上午丰富,加入西点类,用天津话来说就是硬客的。为什么呢?只为一般大家早餐与午餐间隔时间较短,所以上午的茶点需求相对少一些。而从午餐到晚餐时间就较长了,中间的加餐自然就要丰盛些。

那来访客人较少或是来访时间较短的情况下呢?这种一般不会有专门的茶歇时间,那我们可以准备一些应季的整果及小点进行分盘提供。让来访者可以一边交流一边享用茶歇。

那茶点除了饼干类和蛋糕类我们还会准备其它吗?那在什么情况下我们还会准备什么呢?那就是对待初次来津的外地客人,我们会准备一些天津特有的小吃,如麻花,栗子,栗羊羹,果仁张,津八件这类的茶点,好让外地客人来品尝一下天津的风味小吃。

其实不仅在茶歇上,无论是在资料的摆放还是小礼品的准备等,我们都会有一定的标准与考量。在各种小细节上体现出我们的用心之处。

今天要分享的内容就全部结束了。其实行政人员的职责就是处理好所内各项繁杂的行政事务,好让合伙人和律师们可以更好的投入业务工作。或许我们只是所内不起眼的一员,但也是所里不可缺少的一部分。

我认为做为一名优秀的行政人员,我们也不应只是局限的去做某一项工作,而是要突破自己,在精通本职工作的同时更要做到样样拿手。

因为不会做设计的财务不是好行政。

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