［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金诺律师事务所与上海律谷科技共同发起了第一期律所运营管理课程，旨在律师事务所行业中创建一个集管理者思想、管理者行为、管理者创新,管理者渠道为一体的管理者的互动交流平台。

鉴于上述，从本期开始，我们将陆续分享第一期课程的老师讲课实录，敬请关注。

今天分享的是金诺律师事务所秘书孙岩的《了不起的工作单》，以下为孙岩老师的演讲实录节选。

大家好，我是金诺律师事务所秘书孙岩，今天要跟大家分享的是了不起的工作单，工作单的统计、分析也是秘书工作中重要的一部分，工作单到底有多么了不起,为什么要记，接下来我们就从客户、业务部门、律师三方面来谈一谈：

一、向客户收费的依据－－让客户感受到"物有所值"

1、老客户既涨钱又高兴

举例：金诺服务的有一家长达十几年的老客户，在服务的前几年没有工作单时，顾问费从最初的10万涨到了20万，顾问费基本上每年都有涨，合作的也非常愉快，我们感觉很满意，认为这是家优质客户。2005年我们开始记录工作单，通过工作单的统计发现为该客户提供服务投入了三个骨干律师，工作量高达500小时。可能是随着客户公司的规模不断发展壮大，业务量的增加，我们服务这家客户投入的工作量、律师数量也增加了，我们将统计的工作单拿给客户，按照当时收费标准普通律师的费率是1200元/小时计算顾问费：1200元/小时*500小时=60万元，这比我们顾问费20万高出了40万元，客户也没有想到律师为他们提供了这么多服务，客户很认可我们的工作，但表示今年没有这么多的预算，先付40万，明年我们根据工作量再谈。通过工作单的统计我们实现了顾问费翻倍增长，客户通过工作单看到了律师的超额服务，让他感觉物有所值。

2、新客户——促成签约

在新客户方面，之所以说是新，是说我们从来没有合作过，客户对律师的工作习惯、节奏不了解，对我们服务的内容不理解，想要成功签约要经过商谈、谈判的过程，在这个过程里面最重要的就是价钱，那我们依据什么去谈报价呢?

举例：假如顾问最低收费6万，一家处于发展初期的小型制造业企业，需要律师的服务，要求低顾问费，顾问费3万元。这个顾问费低于最低收费标准了，那我们怎么办呢，直接不签吗？根据我们服务过的类似客户工作量统计，对这家客户的工作量做一个预估，这类客户的工作量一般在60小时左右，客户觉得他们没有那么多的工作量，我们根据这个客户的需求特点，低起步客户建议采用包小时的报价方式，3万元包20小时的报价，费率1500元，这个3万的顾问费看上去低于最低收费6万了，但我们通过整包工作量的方式，我们的收费并不低。

二、客户的助手—法务的拐棍，再也离不开

1、工作汇报

年底很多企事业单位都会有年终总结，金诺每年也会为每一家客户做年终工作汇报，内容一般包括：
（1）年度整体工作量报告；
（2）详细报告案件进展情况；
（3）提示法律风险防范建议；
（4）新年度工作计划等。

这个汇报的第一点就是工作量的汇报，工作汇报中客户想要看到什么，首先想看的就是一个总量，我们的工作量汇报包括：
（1）工作单总量；
（2）按业务种类细分顾问工作量、诉讼、非诉讼案件工作量；
（3）按照律师等级细分高级合伙人、合伙人、主管律师、律师、律师助理工作量。

我们将客户的业务工作单按照工作内容细分，顾问一般可分为合同审议、起草文件、出具公函、培训、咨询、谈判、房地产的收楼工作等方面，诉讼可分出庭、公函、证据准备等，按照分类筛选出每一类的工作单，分别列表计算工作量，可以用图表汇总出来，更加直观的看到律师的服务内容，使用律师情况，以便在新年度里更合理的使用律师的服务。

举例：顾问工作单按照内容分类：

我们这样一份工作汇报可以直接作为客户法务的年终总结用，降低法务的工作量；平常与律师对接的往往是公司的法务，公司的老总一般不知道律师都为他做了什么，他通过法务年终总结可以直接看到律师的工作，有利于企业高层对金诺工作的认可，在支付律师费时也会更爽快。

2、帮助客户成功—拓宽眼界、新领域、新平台、促成交易

我们通过上面对客户工作单内容分类分析，可以深挖客户需求，了解客户发展阶段、近期发展动向等，根据客户需求为其提供帮助。现在都倡导资源共享，金诺也一样，金诺目前有各种类型的顾问客户三百多家，各种海内外平台。在客户管理上，对客户进行细分，定期推送相关法律法规速递、信息，相关行业动态，组织大、中、小型的研讨会，比如PPP、混改等。我们在了解客户需求的同时，我们可以对其进行前期导入，提供所需的资源，比如客户要扩大规模，需要资金，那我们就为他推荐我们服务的客户中做金融方面的，促成交易，帮助客户成功，客户业务拓展了，也有利于扩展我们的业务。

一、部门人员、工作、绩效管理

怎么实现高效能的工作模式，合理分配工作，怎么平衡安排内部人员架构？工作单在这又能发挥什么样的作用呢：
1、分解任务指标
2、储备适合的人员
3、产出高能工作

公式：
部门任务指标/平均费率=部门总工作小时
部门总工作小时/年平均人员工作量=律师数量

金诺各业务部门每年都有业务指标，比如说五百万，那么我们把这个业务指标分解一下，五百万需要多少业务小时，多少工作量，通过上面的计算公式我们得出要完成五百万的指标我们需要的工作量，金诺规定律师每月工作量为不少于100小时，一年1200小时，可以计算出所需人数，这样我们就根据工作量预估出来我们业务部门完成五百万指标大概需要几个人，那我们还要在细分一下这几个人，都是律师，还是说其中要有律师助理，像田忌赛马一样，怎么组合产出最大化，我们用工作量分解出来的数据可以作为部长调整部门内部的人员架构，提高内部工作效率的决策依据之一。

二、激励律师工作、平衡内部工作量－－给律师派活

金诺是实行公司化管理，对工作量制定了考核制度，规定律师每个月工作量不少于100小时，行政人员80小时。律师平均日工作量=100小时/22工作日=4.5小时，把这个4.5小时作为一个基准。我一般三天查一次律师工作单，如果发现连续几天记单量低于4.5小时，说明工作量不足，那怎么办呢？业务部门一般同一时期在办案件100件左右，每位律师在办数量10件左右，每个案件由不同律师组成不同的项目组，我会根据每位律师在项目组里承担的工作量的多少统一分配工作，给律师派活，这样可以平衡内部律师的工作量。

大家会有疑问，什么叫给律师派活呢，你作为一位秘书怎么给律师派活，我来跟大家解释一下:
以我们部门为例，目前顾问客户数量30多家，每天需要审核的合同非常多，律师不能保证每天都在事务所里，要外出办案、做项目，那怎么保证合同回复的时效性呢？我们请客户将日常需要审核的合同都集中发送给部门秘书，由部门秘书根据合同紧急程度、律师时间、律师是否审核过等情况统一分配，这样可以保证回复的及时性；秘书在接收到合同时，首先在系统中做利益冲突检索，保证出具的律师意见无利益冲突；再对合同内容、模板进行大概的查看，尽量转发给审核过该类型合同的律师审核，这样可以避免同类型合同由不同律师审核出具意见不一致的情况。

三、有效的客户分析－－谁是我们的VIP

合作是双方面的，客户选择律师，那么律师是否也可以选择客户呢？我们可以根据 ：
1、收费/工作量=费率
2、律师的客户描述（行业、发展状态等）
3、是否有可能深挖
以上这些数据信息加权，最终决定谁是我们的VIP客户，我们会给这样的客户更多的支持。

一、律师时间管理

什么是时间管理？时间管理是指通过事先规划并运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。

我们如何利用工作单帮助律师规划好时间呢？

下面是我对事务所里一位部长合伙人、律师、律师助理2016年工作单按照内容分类的饼状图:

从饼状图可以很清晰的看到每个人每一类工作所占用的工作量，有利于律师合理的调配工作时间，高效工作。从图中可以看到研究发展工作这类，三个图相比助理这项工作占的比例反倒多了，这个就不太合理了，研究发展应该是更有经验的合伙人、律师做的多些，我们通过工作量饼图的分析，来帮助律师做时间规划。

二、个人费率

怎么计算个人费率，在同等时间，在完成规定工作量的基础上，律师承办的所有案件收费总和/业务小时总量=个人费率。

作用：
（1）体现律师个人价值
（2）评价律师的依据之一

金诺的工作单是如何记录的呢，金诺从2005年改制后应用律师管理系统、I WORKLAW,到现在的律谷科技的IMS PRO，至今已经有十几年的时间，从最初的抗拒、不情愿记单到现在知道工作单的好处每天记。

以下是金诺记录工作日志的界面：

同时我们还可以在手机端记录工作单：

金诺的工作单不是随便记录的，我们制定了详细的记单标准：

明确记录工作小时的换算单位
记录工作小时的最小单位是0.1
每页——每张A4纸、宋体、小四字号、行距1.5
具体标准如下：

记单注意事项：
1.人员称谓的规范写法：
人员有职位的，应注明职位。
（姓）（名）（职位）
例：天津XXXXXX公司 郭书记 & 郭建跃书记
人员无职位的，应以"先生"、"小姐"、"女士"称谓。（姓）（名） （称谓）
例：天津XXXXXX公司 李先生 & 张小姐 & 王女士
准确书写"姓名"，避免错别字及"直呼其名"
2.重记、漏记、记错
3.所务、业务混记
4.大额时间记录
5.在途时间（减半计算）
6.客户的工作人员咨询或请求办理私人事情不能记到业务工作单中，应记到所务公共业务活动中
7.自己学习不能计入【所务案件】的【研究发展工作】如果为客户查询资料或法律法规，可以记录在客户的案件里
8.错别字

以上是我对工作单作用的分析，工作单的作用远不止这些，让我们一起记好工作单，挖掘工作单更多的作用，利用工作单更高效的工作。

有人说，工作单就是律师的生产力，那么多人都想学记的工作单，今天毫无保留地告诉大家，这波安利就到这里。