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【律所运营管理专题】人对了,世界就对了——律所人力资源管理

2017-12-13

[摘要] 2017年11月4-5日,在天津,金诺律师事务所与上海律谷科技共同发起了第一期律所运营管理课程,旨在律师事务所行业中创建一个集管理者思想、管理者行为、管理者创新,管理者渠道为一体的管理者的互动交流平台。

鉴于上述,从本期开始,我们将陆续分享第一期课程的老师讲课实录,敬请关注。

今天分享的是金诺律师事务所人力资源张娟的《人对了,世界就对了——律师事务所人力资源管理》

人很重要,在社会各项资源中,人力资源是最关键的资源,人力资源管理工作有六大模块:人力资源规划、招聘配置、培训开发、绩效考核、薪酬福利、员工关系管理,因律师行业特殊性,我增加一个"司法局律协工作"模块,七大模块样样都做会遇到哪些问题?有哪些办法解决?下面具体分享下。

第一个模块 人力资源规划

人力资源规划是人力资源管理工作的航标和指南,大家说企业、律师事务所的管理难不难?人力资源的管理难不难?不好管理!而且律师作为高智商、高学历、高工作压力"新三高人群",自主性强、跳槽率高,律所招聘要求高、不同合伙人的要求不一样,对于人力资源管理的要求也与一般企业不同,所以我们对于人力资源工作的规划一定要结合不同企业、律所发展战略来落实。

第二个模块 招聘配置

比如,规划招聘工作与发展战略有关,处于不同发展阶段的企业、律师事务所发展模式有不同,有的企业、有的律所业务稳定、人员稳定,可能结合自身发展战略暂时不需要补充新的人员,没有问题!有的律所已经发展到几百人、上千人很大规模,是不是就不会考虑一个人一个人的招聘进来?而是采取挖团队、并购团队等方式!有的企业、律所处于稳步上升阶段,需要不断吸收新的血液、新的力量。

HR做企业、律所人力资源的管理、规划,随着企业、律所的发展,我们要不要先做一个自己的规划、我们的职业生涯规划,也就是找准HR的定位?

这里引入一个概念HRBP(human resource business partner),它不是单纯的HRA/HRD,人事助理、人事总监职级的划分,它是随着HRM管理职能升级衍生出来的,企业里它是派驻到各部门的人力资源管理者,负责公司的人力资源管理政策体系、制度规范的推行落实,协助完善人力资源管理工作。我们是不是可以借鉴,从招聘工作开始,从律所或者律师需要招人时,帮忙发布招聘信息,约应聘者面试,剩下的就交给合伙人或者律师来谈的模式,转变为主动的了解律师业务、了解各部门业务结构,统筹规划招聘人员编制,把关持续不断的人力资源供给质量和素质关口,基于知识技能、工作经验、工作能力、团队风格等几个维度考量应聘者的综合素质,与业务部门合伙人反复沟通确认后,将合适的人员、岗位相匹配。下一步,帮助业务部门组建团队,组建什么样的?如果随着部门业务量增多、团队现有成员不断打怪练级技能level up,那是不是年年都需要补充助理、刚执业律师规划组建梯队式团队,应对突发人员流动。如果律师业务部门项目多,更多的要帮助合伙人筹划项目组成员,这种需求往往比较急,我们就要根据具体情况考虑是从别的业务部门借用,还是急招有经验的人员来跟进。以此类推HRBP的职能,需要切实了解部门业务,针对业务部门的特殊性,长期协助各业务部门领导在最初团队组建、后续员工发展、能力培养等方面的一系列工作进展,这是我们HR工作中在职业生涯中努力的方向,希望能像律师做业务一样主动出击、做精做专。

在具体招聘时,遇到担心招聘的人员不适合、又担心错过优秀的人员的情况怎么办?

2012年我们根据事务所和合伙人的要求设计运行储备人员轮岗制度,每年招聘综合素质优秀的人员,经过初试、合伙人集体复试、对英语好的进行笔试,筛选出来的轮岗期一年,轮岗三个部门每个部门四个月,轮岗部门优先编制未招满的部门,因为这样的部门工作量超饱和,轮岗人员的加入,既缓解现有人员工作压力,同时对于轮岗人员有更多更快工作的学习机会,每期轮岗到期,部门进行考评,结果可考虑延长轮岗期或推荐下个部门轮岗,同样考虑轮岗人员的意愿选择,选择留用部门还是继续轮岗,一年后双向选择,若还是没有合适的部门,合同到期不续签。 在这个过程中,对业务部门培养新人的压力分摊,轮岗人员可以接触不同的业务类型和部门风格,这个制度实行五年来,留用率高,效果好,现在很多优秀的律师都是从当年的轮岗储备人员发展起来的。

第三个模块,培训开发

大家都认为培训很必要、很重要,很多所重要领导亲自抓培训,我们所也不例外,首先在机制上很重视,由管委会成员、高级合伙人亲自负责,这里有三种体系供参考。

一是系统全面的做贯穿全年的计划(比如20-25场/年),按照四步走的流程,第一步培训需求调研(针对培训受众律师、助理、行政人员的调研,以此为导向计划培训师,比如律师专业知识业务方面是不是可以请法官或者高校老师来,虽然也不是很容易请,但是我们考虑的一方面;比如跨部门之间业务沟通需求、新法规业务动态等,是不是安排合伙人或专业律师来讲;新员工入职培训(人力资源版、事务所合伙人版);再比如律师职业生涯、职业道德等规划,还有行政人员或律师软件、新科技等技能方面,事务所管理方面,请企业家、管理专家等),第二步培训计划制定,包括培训形式设定,有授课培训、案例研讨会、午间交流、座谈会、网上直播等时尚形式不限定,上报领导确认后,第三步方案落实,我们的培训时间基本为每周四和周五,也可根据需求在其他时间增加,第四步培训效果反馈总结,吸取经验教训年复一年进行来年培训体系设计。

二是我们美女同事介绍的针对很有特点和专业知识、专业技能的诉讼方面的培训——模拟法庭 。

三是我们试行的TTT金诺培训师计划,缘起:为客户提供培训(对客户企业领导层法律基础培训、法务人员、HR、业务人员等特殊岗位培训,新法规的培训等)是金诺提供法律服务的重要形式之一和优势,客户对律师培训有更高的、更专业的需求,所以有必要集中研究对客户提供培训的规律,不断提高培训的品质,给讲师一个平时不断的参与和演练的平台,目前分工作组和兴趣组,终极目标是形成一批精品课程、培养一批优秀讲师,为客户提供更好的服务。

培训这个模块主要是"育人",通过这么多方式帮助员工适应工作、胜任工作,如果能发挥最大潜能,把员工可以作为母体来培训影响其他人,辐射效果就更好了。

第四个模块 考核

考核最头疼了,律师考核更难了,原来可能很简单甚至没有,现在我们是不对律师个人有营销业绩的要求,但全年对业务团队有完成业绩要求,继而与员工切身利益相关的奖金等挂钩。好处是业务部门之间除了业务方面互帮互助,考核上形成竞争,对部门的考核好操作。对律师个人我们有工作单的考核,第一工作单的量是否足够,第二有效业务小时客户是否认可,继而律师费率是多少,再加上对律师"工作日常表现""工作完成情况""团队合作能力""自我学习能力""业务开发拓展"等方面,分别占比不同权重一衡量,律师业绩考核就形成了。没有规矩不成方圆,考核表面上是立规矩、看结果、行奖惩。其实这些也是过程,目的是促进大家共同的发展,比如每月考核工作单,是为了律师形成良好的工作习惯,对日常工作进行时间管理,对客户的众多好处我们同事孙岩详细介绍过了,我们应该让了不起的工作单发挥应有的作用。

第五个模块 薪酬福利

薪酬福利是我们每个员工最关心的切身利益,过去我们的律师各自为战,互不关心,各自努力挣着养老退休金,虽然听着律师头衔,高大上、非常人可及,可知道还努力挣退休金,感觉有点凄凉。马斯洛需求层次理论分析人的五大层次需求满足后,人的行为动机能量发挥出不可估量的作用,我们是不是可以借助理论分析自己特色的薪酬福利体系,来解决律所留人的问题。前两个层次基本通过薪资、五险一金、休息休假、安全的办公环境等可以满足,重要的第三层次社交、情感、归属感的需求,他是感性的不好量化的,试想我们的员工如果对企业、对律所没有感情,没有归属感,谈何忠诚,企业谈何留人,一个小小的招数破掉它——团建!除了日常工作工作工作,律所给大家提供社交环境渠道,提供时间休息放松,增进情感交流,感同身受企业文化氛围,增加员工的归属感。

第六个模块 员工关系管理

人事繁杂细致的事务如何处理?员工关系板块最能体现HR细致工作,就光说律所一个人的人事手续办全了,要和至少九大办事机构打交道,大小十几项业务办结,那律所这么多人就是几百上千项业务,不同业务对于时间节点把控、材料收集、流程手续、准确及时性要求不同,特殊事项还有特殊流程手续,我们有什么好办法?

我说两点供参考,第一点应用先进的管理系统、先进的软件,适合的、工作起来方便的,帮助梳理繁杂细致工作,帮助归纳总结流程,有条件的烧钱研发一个软件系统,非常好,是一个境界;技术炉火纯青的用excel表格行不行,非常好没有问题;还有就是使用现在很多领先科技公司现成研发好的系统软件,比如我们现在用的律谷公司研发的iworklaw, 人事板块对律所的支持很重要,一个人一入职,所有的人员基础数据由我们小伙伴录入和随时更新,在后续环节,律师工作单、案件,依靠前期的输入,一系列的指标、数据提取方便得多。

第二点我们从三地办公室抽调行政人员组建项目式团队,现在很多律所在不同地域开设分所,当地行政人员对当地政策比较熟悉,包括办事方便,我来总控,把握政策导向、时间节点、手续进程、汇总总结等,解决了多地办公节省人力的问题,还能把人力资源工作抓起来,另一个方面,我们团队成员还负责不同工作板块(财务,行政,前台等),对培养行政人员一专多能多面手,规划职业发展有积极的促进作用。

另外HR还需要熟悉劳动法,劳动合同法,就业法等,规范用工,规避风险,处理员工关系复杂事务等等。

第七个模块:对接司法局、律协工作。

我认为是很重要的一块,首先我把司法局/律协工作划分三大块,行政审批、组织活动、外部培训:

行政审批方面,从年初的律所和律师年检注册,到律师实习、执业等这是大事啊,不注册不执业直接影响有没有资质做业务,还有后期律师减免注册费,帮所里找回执业费损失,与政府部门人员沟通形成良好关系等,这些是不用我们事务所主任操心的,和律师们一同整理实习、执业材料时没有一个人不说麻烦的,所以我们的工作可以节省律师们的时间精力,我们做的让事务所主任放心,减轻所里负担,也是提高律师生产力。

组织的活动方面,我们有时组织个活动、推动个工作,艰难啊,没人支持多尴尬啊,司法局、律协工作人员面对的是几百家所、几千位律师,所以有时能理解他们,能支持就支持,但要筛选,原则是于事务所有益,于律师职业发展有益,可有时候即使是好事,律师不理解啊,懒得参加,这就需要我们做好律师的沟通工作,比如今年首届"律政先锋"十佳青年律师职业风采大赛,我拼命鼓励我们律师去参加,最后我们的文达星实至名归捧回"优秀演说家"大奖,文达星回来封我个"最佳鼓励师",又开心,又感觉这样的工作很有意义。

外部培训方面,律协最近两年越来越重视、越来越多的请法官、专家等来讲座,我们每天关注,有些不做的业务筛选过滤,相关重点的推荐给律师们参加,用好这块资源,我们也节省费用请专家,何乐而不为。

综上所述,七大模块日常工作是互相穿插、相互衔接的,不同时期、不同阶段需要调整工作的重点,招聘是源头,供给高质量的人力资源,培训可以少投入,少花时间,考核方面会减少博弈成本,薪酬方面有高收效,员工关系和企业文化也会有改善,所以保障人力资源管理良性运作,有分工有协作,与在座各位优秀的合伙人和小伙伴们的给力协同合作也是分不开的。

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