［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金诺律师事务所与上海律谷科技共同发起了第一期律所运营管理课程，旨在律师事务所行业中创建一个集管理者思想、管理者行为、管理者创新,管理者渠道为一体的管理者的互动交流平台。

鉴于上述，从本期开始，我们将陆续分享第一期课程的老师讲课实录，敬请关注。

今天分享的是金诺律师事务所洪蕙的《秘书处，律师离不开的拐棍》

拐棍，广义上来讲是指一种辅助行走的简单器械，材质多种，木质的，铁的、不锈钢、铝合金的、木质的……

亦用于比喻，就是人生路上帮助自己的贵人。

今天在这里，我提出的"律师离不开的拐棍"这个"拐棍：就是秘书处及其领导下的专业化分工的部门秘书。

说到秘书，秘书是怎么来的？秘书都做哪些工作？每个律师事务所设立之初都会有秘书工作，只是有的律所秘书工作不聘用秘书来做，有的是由行政人员兼任、有的由律师助理兼任。

1995年
事务所成立的时候，秘书的工作是由前台完成，十年期间历经了前台＋行政＋律师助理完成秘书工作。

2005年
金诺由提成制律师事务所改制成实行公司化管理的律师事务所，进行了部门专业化分工，成立了专业化部门。同时对秘书的使用及秘书工作内容进行了研究和分析，有了专业化的部门，秘书工作如果再由行政人员和律师助理兼任，不太适合。行政人员本身有自己的工作职责，兼任秘书工作则不能完全胜任，律师助理实习期仅 有一年时间，在这一年时间事务所希望律师助理能更投入到助理的工作，参与到具体业务之中，迅速成长，那律师助理兼任秘书工作也不可取。

另外一个专业化分工的部门设置几名秘书合适？一名秘书为几名律师服务才能完成秘书工作？
为了能做出一个合理的配置，经过多方面的讨论和研究，我们得出结论：完全可以按专业化部门分工来设置部门秘书。我们完善各部门人员架构的同时也就完善了部门秘书的配置，形成一个专业化部门包含1名部长＋3名律师＋1名助理＋1名部门秘书约6人建制的部门。事务所实行公司化管理即设立四个业务部门：业务一部（金融）、业务二部（房地产）、业务三部（外资）、业务四部（诉讼部），并招聘四名专业化部门秘书。

那么下一个问题也随之而来，专业化分工的部门秘书由谁来管理更有利事务所的发展？
没有专业化部门分工的时候，我们的秘书工作是由好几个人共同完成，行政人员由行政经理管理，律师助理由合伙人管理，因此秘书工作也就不存在专人管理。在梳理了秘书的工作职责之后，我们认为部门秘书大量工作是协助部长进行工作，因此各部门秘书由其所在的专业部门部长直接 管理、安排工作更方便管理。

2007年
实行了2年的专业化部门秘书，发现了一些弊端：各部门秘书各自在部门内部单打独斗，随着事务所越来越多 的部门合作，秘书工作的统一化、规范化急需解决。为了把秘书工作管理规范化、统一化，同时完善事务所的管理，事务所决定成立秘书处，聘任秘书长。由秘书长来负责、统筹、安排秘书管理的工作。各业务部门秘书工作开始走上逐步规范、统一的道路。

2017年
随着事务所的专业部门的迅速发展，秘书处的规模也日益壮大。截止目前，秘书处已经拥有秘书长及九名业务部门秘书。
十年来，业务部门数量由4个增加到9个，每个部门的人员架构也逐步扩充到10人，有的部门甚至达到13人。随着我们的秘书工作经验越来越丰富，处理事务的能力逐渐增强，我们的部门秘书完全可以为现有部门结构的律师人数服务。秘书的工作内容和职责日益发生了变化，这在我9月份去香港交流的时候也发现了这个现象，香港律所的秘书，已经由最初的一个秘书服务于一个律师演变为一个秘书服务2-3名甚至更多的律师。据那边的合伙人介绍，发生这种变化的根本原因是以前香港律师都是手写法律文件，然后需要秘书逐一录入打字。随着办公现代化的发展，现在越来的越多的律师已经不需要秘书来录入手写文件，都是自己直接使用电脑录入，因此秘书这部分的工作内容也就逐渐取消，取而代之的是更多适应现在律师的风格的工作职责以及协助律师的人员数量增加。我们的秘书处在这10年里，已经实现了秘书工作规范化、统一化。

秘书处是事务所与各业务部门联系的桥梁和纽带，为客户与事务所之间搭建了顺畅的沟通渠道。

因此我们说秘书处是律师和事务所离不开的拐棍，是事务所不可或缺的特色职能部门之一。

● 解决秘书工作单一化，将秘书工作进行规范化、统一化，完善事务所的管理；
● 指导、安排部门秘书在部门内做好上传下达和辅助实施工作，让秘书工作有序化。
● 在一定程度上为稳定律师业务领域、促进业务发展发挥作用。
● 有效地协助推动事务所的管理工作，最大限度地解放合伙人、部长、律师和助理，提高事务所的生产力，发挥了秘书 人员的职能作用。

金诺的秘书处的特色在于秘书处实行的是"秘书双重管理机制"。

所谓双重管理，即秘书长管理秘书统一化、规范化的工作；业务部门部长管理秘书部门业务个性化的工作。秘书长管理为主，业务部长管理为辅，二者相辅相成。

为什么要采用双重管理？是因为单方面管理存在着一定的问题。如果直接由业务部长管理，一是事务所不能全面掌握部门秘书的工作和部门情况，部长的工作重点还是与业务相关的工作及研发，对于秘书的管理会顾及不到；二是部门秘书各自的工作，因部门专业化分工不同，秘书工作内容也不同，但是也有共同事务，在处理共同事务性工作和文件上，处理方式和制作的文件模版花样百出，没有统一的标准和规范，让部长平时去留意其他部门秘书工作方式、工作方法、工作文件模版也不尽可能；如果秘书长单方面管理，秘书长对于专业化部门秘书各自的特色工作情况无法获悉，只有部长了解的最全面；因此，只有秘书处采用"双重管理"机制才能解决这些问题；也只有实行了双重管理，才能更加客观、公平、全面的完成秘书的考核和激励。

采取的考核方法是每月评价与年终评价相结合方式。

激励及奖励机制包括秘书处奖励、平衡奖励及专业化部门完成任务的超额奖励。

秘书角色及其职能特点

秘书长领导下的部门秘书,分别派到各业务部门进行工作。在实践中由于每个业务部门的专业业务相同,决定了部门秘书角色的多样性；又由于部门业务工作的复杂性决定了部门秘书工作职能特点存在个性化。

秘书长角色

秘书长由合伙人事务秘书兼任，作为秘书处的管理人员，组织、协调、培训、管理各部门秘书的工作，同时也承担着事务所的合同管理、档案管理工作。部门秘书的角色和智能特点，在秘书长的工作中也有体现。在秘书处实现工作规范化、统一化的过程中，无不体现出秘书长作为部门管理者的角色。

秘书处在2007年成立之初所包含的工作职责仅有工作单统计、各类信息的搜集整理及上传、其他行政类工作。

随着事务所规模的扩大，我们内部的工作系统不断地升级，秘书处的工作职责也在不断扩大， 主要包括：业务合同和业务档案的统一化、规范化管理；对业务部门提供业务进程、客户关系、人力、财务、市场推广等全方位的工作支持。

根据岗位不同，所对应的工作职责亦会不同：

部门秘书的岗位职责

事务所背景支持部门即事业发展部的110项工作中涉及秘书工作十个大类，每个类别里有包含若干项具体工作。每一个部门秘书的工作个性化不尽相同，就其共性的工作职责，主要分为五类：

（1）与律师业务、客户有关的工作职责：
负责部门文档管理（书面、电子）；潜在客户开发线索&新增、历史客户申报汇总、上报；协助制作、整理、汇总、上报投标文件；向客户提供的工作单、工作汇报整理、签约合同；立案、合同信息的录入、结案归档；文本编辑、校对。

（2）与部门财务相关的工作职责：
开票、催收、收入核对、节点提醒；部门及部门律师各项费用的报销、发放工作。

（3）与部门人事相关的工作职责：
部门人员的考勤、入职培训、离职交接单的完成。

（4）与部门建设相关的工作职责：
部门日常行政事务；协助部长做好部门建设、团队建设；部门各项活动的组织，本着增强部门凝聚力的原则出发，协助部长完成部门各项活动的组织：部门旅游、对内对外的培训。

（5）与市场推广运营有关的工作职责：
与市场推广相关的涉及部门各类信息收集、汇总、上报；事务所公共（业务）活动的支持，贯穿活动的始终。

秘书长岗位职责

秘书长首要的工作职责就是指导、监督、考核秘书工作。另外还有对业务合同和业务档案的集中统一管理。

合同、档案的管理究竟由谁来管理最合适？律师？秘书？秘书长？

合同的重要性：是事务所与客户之间业务往来的重要依据；是事务所业务管理、知识管理的重要组成部分。

合同管理逐步实现统一化、规范化的进程：

第一阶段：合同原件未结案之前存放在案卷袋中，一个案子多个律师接触，案卷袋在哪个律师手中合同就在谁的手中；这种保管方式存在漏洞，律师丢三落四，不归卷、不整理案卷，合同总也找不到。因合同保管人员的不确定性，导致合同原件的查找困难以及可能丢失，提高了事务所的合同风险。

第二阶段：有了部门秘书，我们采取了合同原件由秘书统一保管，这样有效解决了合同保管人员的不确定性和可能丢失问题，部门秘书在结案归档的时候直接将合同放入档案中，但是实行起来我们又发现部门秘书分别各自保管不利于部门之间的统一化、规范化管理，比如这个部门律师要借那个部门的合同，投标的时候需要好几个部门的合同参与投标。

第三阶段：2014年，配合事务所的管理系统，在合同管理上我们又有了更高的要求。在这个阶段我们采取了合同原件由秘书长统一保管，实现了合同管理统一化、系统化：律师收到双方盖章的合同=>部门秘书在系统录入合同信息、扫描=>秘书长核对系统合同信息、上传、保管=>归档的时候放入档案中，实现合同档案合并化。=>合同借阅及归还 合同统一管理能解决的问题：减少合同丢失的风险；提高财务结算；促进客户维护档案的重要性：
• 能够很好体现办案人员在整个案件中所做的工作，能清晰地反映他对案件的判断和分析；
• 能完整地再现案件的主要事实；是研究案件案情，评价案件的第一手材料；
• 为后来的法律工作者提供参考资料；是律师事务所进行案件管理、知识管理的重要组成部分

事务所的档案也是逐步实现了统一化、规范化管理，档案管理历程也是分为三个阶段：

第一阶段：最初事务所的档案管理可以简单的说几乎没有管理，律师和助理对档案管理也没有足够的重视，认为案子做完工作就结束了，有的负责的会把装一些纸质材料的档案袋提交，案卷的顺序、完整性、小结、合同这些是否全不会去考虑，有的案子办完了直接就没有材料，这对于事务所来讲案件材料就流失了。

第二阶段：为了避免这些问题，有了专业化部门秘书后，我们将档案工作交给了秘书，律师结案，秘书装订归档，一定程度了解决了案卷材料的流失，提高了案件归档效率；由于部门秘书各自在部门，案卷的整理、装订方式不一，档案存放具体位置各自不是很清楚，部门之间的借阅、管理依靠各部门秘书很难完成。

第三阶段：随着事务所新的管理系统的引入，为了进一步实现档案管理统一化和规范化，配合事务所管理系统的档案管理部分，实行了秘书长进行档案管理，统一进行档案管理各阶段的工作：由律师提交结案申请，上传结案电子版材料，纸质版材料交由秘书，秘书将档案所需的各阶段制止文件督促律师补充完整后装订、提交秘书长，秘书长则核查装订好的档案=>档案编号=>保管=>借阅与归还。

档案的统一化、规范化管理，解决了律师完成案件及时归档的效率、降低事务所档案的流失率、极大限度地方便律师借阅，提供参考和学习的资料；为客户提供完整的案卷资料提供，利于客户关系的维护。

• 掌握一定的法律知识（工作内容涉及专业方面的工作内容，需要具备相应的初步的法律知识）
• 较强的表达能力和协调、沟通能力（协调、信息传递都需要）
• 良好的文字处理能力（协助处理各类文件需要）
• 敏锐的判断力和快速应变的能力（应对任何突发事件的处理）

我们的秘书处成员除了具备上述的这些共性的基本技能，在专业化部门工作时间长了，她们各自还积累了其他个性化工作技能和工作经验，这次的课程我们的专业秘书也会和大家一起来分享她们的工作经验和工作技能。